¿Estás pensando en implementar SAP Business One en tu empresa? Si la respuesta es afirmativa tenemos que decirte que es una excelente decisión, ya que cuenta con características únicas que ofrecen muchos beneficios a las pymes catalanas. No obstante, tienes que tener en cuenta que implementar un ERP no es sencillo si no cuentas con un partner local en Catalunya.

La consultora Gartner ha publicado que del 55% al 75% de los proyectos de implementación de ERP no llegan a completarse. Esta situación pone en riesgo la salud fiscal y cultural de las empresas que la sufren ya que estos proyectos duran desde varios meses a años.

Para minimizar este riesgo y garantizar el éxito debemos contar con las personas, los conocimientos y las piezas adecuadas antes de comenzar una implementación de ERP.

¿Ha llegado la hora de actualizar tu ERP o implementar uno nuevo?

Ya sea porque su negocio ha cambiado, o porque las operaciones han crecido y necesita escalar para satisfacer la necesidad, o debe gestionar de forma fluida una fusión o adquisición, nuevas líneas de negocio o nuevas capacidades, etc. Hay muchas razones que pueden provocar la necesidad de impulsar un cambio o revisión de su sistema ERP, sin el que pensaba que no podría vivir.

Muchas empresas de las industrias de distribución, fabricación y venta al por menor se han dado cuenta de que sus sistemas deben tener una funcionalidad que antes no estaba disponible.

No importa el desencadenante, antes de sumergirte en el proceso complejo y extenso de una implementación de ERP, debes tener en cuenta estas siete razones por las que fallan las implementaciones del sistema ERP y cómo evitarlas.

1- Inadecuada participación de las personas clave en la empresa

La dirección debe impulsar el proyecto decididamente desde el primer día. Sin el respaldo y la orientación de todos los niveles de liderazgo, tu proyecto ERP puede fallar antes de iniciarse.

EL compromiso fuerte de la dirección es fundamental para emprender una iniciativa como la implementación de un ERP.

Para ello, una buena idea es montar un equipo de gestión pequeño, que pueda tomar decisiones y que se centre en eliminar los obstáculos.

Cada implementación de ERP necesita un líder que defienda y despeje el camino para que el equipo pueda seguir progresando. El líder reúne a ejecutivos, empleados, el equipo del proyecto y los futuros usuarios del sistema.

2- Tratar la implementación del ERP como un proyecto de TI

Todo el departamento de TI es imprescindible para la implementación del ERP. Pero no pueden ser los impulsores centrales del proyecto y sus únicos participantes.

Recuerda que tu plataforma ERP impacta los procesos comerciales y las personas más que cualquier otra cosa en el negocio. Por último, es importante tener la aprobación de los demás departamentos a la hora de la selección del software.

3- Los recursos internos no están suficientemente asignados al proyecto

Cuando los recursos como el presupuesto y las personas son insuficientes, los proyectos se estancan.

Presupuesto: las implementaciones de ERP son inversiones costosas para el negocio. Pero todavía lo es más un fallo del ERP. Se estima que de media se debe aumentar los recursos en el presupuesto en un 25%. Recuerda que el software es solo una parte del coste y que habrá costes de horas de trabajo, hardware, actualizaciones de infraestructura de red y otras inversiones en equipos. También se debe tener en cuenta el soporte y el mantenimiento continuos.

Personas: uno de los factores más críticos que hace o deshace un proyecto de implementación de ERP es la velocidad en la toma de decisiones. Debido a la gran cantidad que deben tomarse en el diseño de las aplicaciones, los datos, los procesos comerciales y los roles de trabajo, es fundamental tomar decisiones pragmáticas lo más rápido y temprano posible y apegarse a ellas. Esto significa que, a veces, se toman decisiones potencialmente desagradables, pero cuando se toman de manera rápida y temprana, aún existe flexibilidad.

4- Test insuficientes del sistema ERP

No implemente hasta que esté listo: pruebe, rastree y comunique más de lo que cree que es necesario y asegúrese de que puede respaldar lo que implementa. Hacerlo temprano es fundamental. A medida que avanza un proyecto, aumenta la resistencia al cambio, disminuye la flexibilidad para cambiar y aumenta el riesgo general de fracaso. Recuerda: Prueba la solución y los nuevos procesos antes de la puesta en marcha.

Asegúrate de que se implementen las redundancias técnicas adecuadas para los procesos y aplicaciones críticos que no pueden permitirse una interrupción. Preparar procedimientos de continuidad del negocio para garantizar que los procesos estándar se puedan ejecutar mientras se experimentan problemas técnicos.

5- Centrarse demasiado en la funcionalidad y muy poco en las personas

Recuerda que habrá un impacto potencialmente enorme en los trabajos de las personas. ¿Has evaluado cuánto afectará el nuevo sistema ERP en el día a día de tu equipo?

La implementación de nuevas tecnologías es compleja y requiere un esfuerzo considerable y enfocado. Sin embargo, es vital tener en cuenta por qué se está implementando esas tecnologías: para mejorar los procesos comerciales, las capacidades y la toma de decisiones. Nada de eso tendrá éxito a menos que las personas de tu empresa puedan realizar esos procesos, poner esas capacidades en uso y usar la información para tomar esas decisiones.

Necesitarás un enfoque e inversión significativos en comunicaciones, gestión del cambio y educación. Desde el principio, no solo cuando se está acercando la línea de meta. Las personas deben saber el impacto que tendrá en sus funciones, mucho antes de la fecha de puesta en marcha del ERP.

Puedes diseñar y construir el mejor conjunto de herramientas del mundo durante la implementación, pero si tu equipo no está debidamente formado para usarlas, no se usarán de manera efectiva y no se obtendrán todos los beneficios de la implementación.

6- No gastas suficiente tiempo y dinero en capacitarte

Como ya hemos dicho, es vital formar al equipo antes de la puesta en marcha. Esto parece de sentido común, pero en la prisa por ponerlo en marcha, esta es un área que normalmente se subestima. La formación inadecuada conduce inevitablemente a la frustración en toda la organización. Asegúrate de que tu proveedor del sistema ERP tenga la capacidad para llevar a cabo esta formación.

7- No hay una comunicación suficientemente fluida

Dedícale tiempo por adelantado y durante todo el desarrollo del proyecto a comunicar por qué esta implementación es necesaria y cómo cambiará las operaciones. Explica claramente lo que sucederá si no cambia. El factor «¿En qué me afecta esto a mí?» es muy importante. Los responsables de los departamentos con mayor probabilidad de verse afectados, deben transmitir este mensaje en cascada a sus equipos.

Mantén la transparencia. Aunque cuesta, comunicar las malas noticias rápidamente siempre es mejor que dar sorpresas o retrasarlas.

No te desanimes. Las implementaciones de ERP son una maratón, no un sprint; requieren resistencia en todos los niveles del equipo del proyecto. Celebra las buenas noticias y los logros con regularidad.

A pesar de las dificultades, implementar un sistema ERP que lleve tu negocio al éxito es totalmente posible, siempre que lo hagas con la planificación y el equipo adecuado.

La mejor manera de contar con una solución líder como SAP Business One es con la ayuda de un partner local. Consulting Solutions Group, especializado en proveer soluciones TI para pymes catalanas,  facilita a tu empresa de Catalunya el equipo que necesita para implementar la solución de manera satisfactoria.